Tus CFDI son tuyos, no del sistema
El temor más común al cambiar de proveedor es perder las facturas. No ocurre, por la forma en que funciona el CFDI. El comprobante es el archivo XML timbrado. El PDF es su representación impresa, y el sistema donde lo generaste es solo la herramienta con la que se emitió.
Cada CFDI timbrado queda registrado en el SAT con su folio fiscal (UUID). Puedes consultarlo y descargarlo en el portal del SAT, sin importar con qué sistema lo emitiste.
Tu obligación es conservar los XML como parte de tu contabilidad durante el plazo que marca el Código Fiscal de la Federación, que por regla general es de cinco años. Por eso conviene tener un respaldo propio, que no dependa del sistema anterior ni del portal del SAT.
Qué debes llevarte antes de irte
Haz este respaldo mientras tu cuenta anterior sigue activa. Algunos proveedores limitan el acceso cuando dejas de pagar.
- XML de tus CFDI emitidos: facturas, notas de crédito, complementos de pago y recibos de nómina.
- XML de tus CFDI recibidos, si el sistema anterior también los guardaba.
- Catálogo de clientes, con RFC, nombre o razón social, régimen fiscal, código postal y correos de envío.
- Catálogo de productos y servicios, con su clave del SAT, su unidad y sus impuestos.
- Series, con el último folio usado en cada una.
- Saldos pendientes de tus facturas PPD, para seguir emitiendo sus complementos de pago.
- Tu logotipo y los textos de tu formato PDF.
- Datos de tus addendas, si le facturas a cadenas comerciales.
Qué pasa con tu CSD y con tus folios
El Certificado de Sello Digital (CSD) lo emite el SAT a nombre de tu RFC. Es tuyo y no está ligado a ningún proveedor. Para facturar en el sistema nuevo cargas el mismo archivo .cer, el .key y su contraseña. No necesitas tramitar otro certificado ni avisar al SAT del cambio.
El mismo CSD puede estar cargado en dos sistemas a la vez, y eso permite trabajar en paralelo durante la transición. Cuando termines, pide al proveedor anterior que elimine tu certificado de su plataforma. Si quieres más certeza, puedes revocar ese CSD y generar uno nuevo en el portal del SAT.
Con los folios o timbres que ya pagaste ocurre lo contrario. Cada proveedor vende los suyos y no se pueden transferir a otro sistema. Si te quedan muchos, úsalos antes de cambiar o programa el cambio para cuando se terminen. Revisa también si caducan, porque con algunos proveedores los folios vencen al año.
Cuándo conviene hacer el cambio
El cambio toma poco tiempo. Lo que conviene cuidar es el momento.
- Al inicio de un mes. Tus reportes mensuales quedan completos en un solo sistema.
- Cuando te queden pocos folios en el sistema anterior.
- Fuera de tus días de mayor facturación. Evita el cierre de mes, la quincena si timbras nómina y la temporada alta de tu negocio.
- Antes de que venza tu plan anual, con tiempo suficiente para probar el sistema nuevo sin presión.
Pasos para cambiar de sistema
Este orden evita los dos problemas más frecuentes: quedarte sin respaldo y descubrir un error cuando ya cerraste la cuenta anterior.
- Descarga tu respaldo del sistema anterior: XML, clientes, productos, series y saldos.
- Crea tu cuenta en el sistema nuevo y carga tus datos fiscales y tu CSD.
- Importa tus catálogos de clientes y productos, o deja que el sistema los obtenga de tus CFDI anteriores si ofrece esa función.
- Configura tus series. Puedes continuar el consecutivo o empezar una serie nueva para distinguir los comprobantes del sistema nuevo.
- Ajusta tu formato PDF con tu logotipo y tus datos de contacto.
- Timbra una factura real de monto bajo y revísala completa: datos del cliente, impuestos, PDF y correo de envío.
- Factura unos días en el sistema nuevo mientras conservas el acceso al anterior.
- Cuando confirmes que todo está en orden, cierra la cuenta anterior y pide que eliminen tu CSD.
Errores comunes al cambiar
Casi todos se evitan con el respaldo y con unos días de operación en paralelo.
- Cancelar la cuenta anterior antes de descargar los XML.
- Repetir serie y folio. El CFDI sigue siendo válido, porque lo identifica el UUID, pero la repetición complica tu contabilidad y la de tus clientes.
- Olvidar las facturas PPD con saldo. Sin los saldos correctos, los complementos de pago salen con importes equivocados.
- Capturar de nuevo a los clientes a mano. Un RFC, un régimen fiscal o un código postal mal escrito hace que el timbrado se rechace.
- No avisar a tu contador. Necesita saber de dónde descargar los XML a partir del cambio.
- Dejar el CSD cargado en un sistema que ya no usas.
Cancelar o corregir facturas del sistema anterior
Después del cambio todavía puedes necesitar cancelar una factura antigua. Para eso no dependes del sistema anterior, porque el portal del SAT permite cancelar cualquier CFDI emitido con tu RFC.
Si la corrección requiere un comprobante que sustituya al anterior, se emite en el sistema nuevo y se relaciona con el folio fiscal del original.
Cómo es el cambio a Factura Digital
En Factura Digital no capturas tu información de nuevo. Con el Asistente de migración de 1 clic, el sistema importa automáticamente desde el SAT tus CFDI, clientes, proveedores y productos. El año en curso va incluido y los años anteriores se migran con Premium.
Creas tu cuenta con tu Constancia de Situación Fiscal y tu CSD, y recibes 10 folios de regalo, una sola vez y sin tarjeta, para probar con facturas reales. Los folios que compras no caducan.
Si vienes de otro proveedor, en Cámbiate están las condiciones vigentes y los pasos. Si todavía estás comparando opciones, revisa cómo elegir una aplicación Multi-PAC de confianza.